Skarbonka na kiermaszu, zrzutka na portalu, QR kod na plakacie, kartonowe pudełko na karmę pod sklepem: dla organizacji pozarządowej to wszystko „zbieranie pieniędzy”. Dla prawa to jednak kilka różnych sytuacji, a tylko część z nich podlega ustawie z 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. Pomyłka działa w obie strony: jedni organizują zbiórkę bez zgłoszenia, bo „przecież to tylko zrzutka” (a obok stoi puszka), drudzy zgłaszają na portalu przelewy, których zgłaszać nie trzeba.

W tym poradniku rozdzielamy te pojęcia i pokazujemy, jak zbierać środki zgodnie z prawem, a przy okazji uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

Trzy pojęcia, które trzeba rozróżnić

Ustawa o zbiórkach publicznych obejmuje tylko takie zbieranie środków, gdzie nie zostaje ślad przepływu pieniędzy, a darczyńca pozostaje anonimowy, czyli gotówkę „do puszki” i dary w naturze. Wpłaty przelewem, SMS-em czy kartą są traktowane jako zwykłe, udokumentowane darowizny i nie wymagają zgłoszenia.

Kiedy zbiórka jest publiczna? Przykłady z życia NGO

Wskazówka: przy mieszanych akcjach (stoisko z QR i puszką) nie próbuj „obejść” przepisów. Zgłoś zbiórkę, bo gotówka w miejscu publicznym jest zbiórką, nawet jeśli większość pieniędzy wpłynie online.

Wyjątki, o które warto zapytać

Ustawa nie obejmuje m.in. zbieranie datków w świątyniach przez związki wyznaniowe oraz zbiórek w gronie osób zaproszonych lub członków organizacji. Zakres wyjątków warto zweryfikować w aktualnym tekście ustawy i na stronie zbiorki.gov.pl, zanim oprzesz na nich organizację akcji. Loteria fantowa lub pieniężna nie jest zbiórką i podlega odrębnym przepisom (ustawa o grach hazardowych, zgłoszenie do właściwego urzędu skarbowo-celnego).

Kto może organizować zbiórkę publiczną?

• Fundacje i stowarzyszenia: robią to we własnym imieniu, bez dodatkowych formalności kadrowych.
• Osoby fizyczne (np. grupa przyjaciół pomagających choremu dziecku): muszą powołać komitet społeczny składający się z co najmniej trzech osób i przy zgłoszeniu dołączyć akt jego powołania.
• Organizator może działać przez zbierających (wolontariuszy). Powinni mieć identyfikatory, a puszki odpowiednio oznaczone.

Jak zgłosić zbiórkę krok po kroku

1. Wejdź na zbiorki.gov.pl i wybierz formularz zgłoszenia (elektronicznie jest szybciej, możliwe jest też zgłoszenie papierowe).
2. Opisz precyzyjnie cel. „Wsparcie działań fundacji” to za mało. Pisz: „zakup sprzętu rehabilitacyjnego dla świetlicy X” lub „zakup karmy dla zwierząt w schronisku Y”. Cel określa później, na co możesz wydać środki.
3. Wskaż formę, miejsce i czas zbiórki (np. skarbonki stacjonarne, puszki w sklepach, zbiórka rzeczowa), obszar oraz organizatora.
4. Załącz dokumenty (komitet społeczny: akt powołania).
5. Poczekaj na publikację wpisu na portalu. Zgodnie prawem nowe zgłoszenia elektroniczne pojawiają się w ciągu kilku dni roboczych. Zbiórkę rozpoczynasz dopiero po pojawieniu się wpisu, nawet jeśli zgłoszenie już wysłałeś.
6. Zgłoszenie jest bezpłatne. Nie ma też ustawowego limitu czasu trwania zbiórki (okres określa organizator, w razie potrzeby wnosi zmiany).

Rozliczenie zbiórki: dwa sprawozdania

Po zakończeniu zbiórki składasz sprawozdania w tym samym portalu:

1. Sprawozdanie ze zbiórki (ile zebrano): w przypadku komitetu społecznego w ciągu 30 dni od jej zakończenia.
2. Sprawozdanie z rozdysponowania środków (na co wydano): w przypadku komitetu najpóźniej w ciągu roku i 30 dni od zakończenia zbiórki.

Dla fundacji i stowarzyszeń terminy mogą być powiązane z rokiem obrotowym organizacji, więc zawsze sprawdź termin w ustawie i na portalu. Zbiórkę zaksięguj jako przychód z działalności statutowej nieodpłatnej (darowizna) i wydawaj tylko na zadeklarowany cel.

Praktyka: gotówkę z puszek licz w obecności co najmniej dwóch osób i sporządzaj protokół. Szybko wpłacaj ją na rachunek organizacji. Zbierającym nigdy nie zostawiaj „tymczasowo” pieniędzy w domu.

W przypadku zbiórki trwającej dłużej niż rok organizacja musi składać sprawozdania na portalu cyklicznie, jeszcze w trakcie jej trwania:

• z wartości zebranych ofiar – co 6 miesięcy (w terminie 30 dni od zakończenia każdego półrocza zbiórki),
• ze sposobu rozdysponowania – co 12 miesięcy (w terminie 30 dni od zakończenia każdych 12 miesięcy zbiórki).Brak tej informacji sprawia, że fundacje ustawiają zbiórkę na dwa lata w przód, a potem są zaskoczone, że system wzywa je do sprawozdania połowicznego.

Wzór: protokół otwarcia skarbonek

Protokół z otwarcia skarbon i podliczenia zebranych środków

Zbiórka publiczna o numerze: ……………. Cel: ………………………….. Data i miejsce: ……………. Liczba puszek/skarbon: …….. Zebrana kwota (po nominałach): ……………. zł Osoby podliczające (imię i nazwisko, podpis): 1. ……………. 2. ……………. Kwota wpłacona na rachunek organizacji dnia: ……………. w kwocie: ……………. zł

Crowdfunding (zrzutka) w praktyce fundacji

Zrzutka na portalu to dla Twojej organizacji zbiórka prowadzona w internecie, a wpłaty są darowiznami. Nie zgłaszasz jej na zbiorki.gov.pl, ale to nie znaczy, że jest „bez zasad”:

• Cel. Opisz go konkretnie i trzymaj się go. Darczyńcy wpłacają na określony cel, więc wydatkowanie środków na coś innego może zostać uznane za nieuczciwe wobec darczyńców, a nawet narazić Cię na zarzuty cywilnoprawne.
• Konto. Środki powinny trafiać na rachunek fundacji (nie prywatny rachunek członka zarządu). Tak masz czystą ewidencję i dowód dla darczyńców.
• Prowizje. Portale pobierają prowizje i opłaty płatnicze. Uwzględnij je w kosztach (zaksięguj jako koszty realizacji celu lub administracyjne zgodnie z polityką rachunkowości).
• Przejrzystość. Publikuj aktualizacje: ile zebrano i na co wydano. To dobra praktyka, a coraz częściej oczekiwanie darczyńców.
• Zrzutka a ustawa o finansowaniu społecznościowym. Ustawa z 7 lipca 2022 r. o finansowaniu społecznościowym dotyczy przedsięwzięć gospodarczych (pożyczki, udziały) i nie obejmuje donacyjnych zbiórek charytatywnych.

Darowizna czy nie? Kilka rzeczy, które warto wiedzieć

• Wpływ do fundacji darowizn przeznaczonych na cele statutowe jest co do zasady zwolniony z CIT (w rozliczeniu pamiętaj o CIT-8, o czym pisaliśmy w poradniku o sprawozdaniu).
• Odliczenie przez darczyńcę. Osoby fizyczne mogą odliczać darowizny na cele pożytku publicznego (organizacje działające w sferze pożytku publicznego, nie tylko OPP) do określonego limitu dochodu. Warunek: dowód wpłaty na rachunek bankowy organizacji (przelew, płatność kartą). Darowizna gotówkowa do puszki nie daje takiego prawa.
• Potwierdzenie. Nie ma ustawowego wzoru. Wystarczy potwierdzenie przelewu, a organizacja może wystawić darczyńcy zaświadczenie z danymi, kwotą i celem. Warto je oferować, bo darczyńca zwykle o nie prosi.
• Gotówka i AML. Pamiętaj o limicie 10 000 euro w gotówce (przyjęcie lub wypłata), po przekroczeniu którego organizacja staje się instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML.

Uwaga: zasady opodatkowania zbiórek prowadzonych przez osoby fizyczne (zrzutki prywatne) były w ostatnich latach przedmiotem zmian i sporów. Jeśli pomagasz osobie prywatnej, a nie organizacji, sprawdź aktualne przepisy podatkowe lub skonsultuj się z doradcą.

Najczęstsze błędy

1. Brak zgłoszenia przy puszce. Przekonanie, że skoro mamy też zrzutkę, to wszystko jest „online”.
2. Start zbiórki zaraz po wysłaniu zgłoszenia, a przed publikacją wpisu.
3. Zbyt ogólny cel i późniejsze wydawanie środków na co innego.
4. Brak sprawozdań po zakończeniu. Portal publikuje listy zbiórek bez sprawozdań, co psuje reputację.
5. Wpłaty na prywatne konto członka zarządu.
6. Mieszanie sprzedaży z datkami na kiermaszu bez jasnych zasad księgowania.

Lista kontrolna przed zbiórką

• Czy zbieram gotówkę lub dary w miejscu publicznym? Jeśli tak, zgłaszam na zbiorki.gov.pl.
• Czy cel jest konkretny i zapisany w zgłoszeniu?
• Czy mam identyfikatory dla zbierających i oznaczone puszki?
• Czy mam procedurę liczenia gotówki (dwie osoby, protokół)?
• Czy środki trafią na rachunek organizacji?
• Czy znam terminy sprawozdań?
• Czy księgowo wiem, jak ujmę przychód i koszty zbiórki?

Jeśli nie wiesz jak się do tego zabrać, daj znać – postaramy się pomóc.