Słowem wstępu – przepisy zacytowane w artykule w zupełnej praktyce nie mają zastosowania. To znaczy, że podmioty dotujące nie weryfikują stron internetowych i nie do końca interesuje ich faktyczny stan architektoniczny obiektu – coś na zasadzie „papier wszystko przyjmie”. A teraz skupmy się na stanie prawnym…

Przygotowujesz wniosek o dotację z gminy, urzędu marszałkowskiego albo ministerstwa i trafiasz na rubrykę: „W jaki sposób zostanie zapewniona dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami?”. Wielu wnioskodawców wpisuje jedno zdanie i idzie dalej. To błąd. W coraz większej liczbie konkursów brak sensownej odpowiedzi to błąd formalny, który może zakończyć się odrzuceniem oferty (przykładowo, jedno z dużych miast wprost zapowiedziało odrzucanie ofert bez informacji o dostępności na etapie oceny formalnej).

W tym poradniku tłumaczymy ludzkim językiem, skąd bierze się ten wymóg, co faktycznie trzeba zapewnić i jak zrobić to niskim kosztem.

Skąd bierze się obowiązek? Dwie ustawy i jedna umowa

W tej sprawie krzyżują się dwa akty prawne:

• Ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (UZD): określa trzy wymiary dostępności: architektoniczny, cyfrowy oraz informacyjno-komunikacyjny.
• Ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych: wskazuje standard techniczny dla stron (WCAG).

Dla organizacji pozarządowych kluczowe są trzy mechanizmy:

1. Umowa o realizację zadania publicznego. Podmiot publiczny, który zleca zadanie (gmina, powiat, urząd marszałkowski, ministerstwo), ma obowiązek określić w umowie warunki zapewnienia dostępności. Organizacja zobowiązuje się do niej w zakresie wskazanym w umowie. W praktyce więc to umowa i regulamin konkursu są dla Ciebie źródłem konkretnych wymagań.
2. Próg 50% środków publicznych. Jeśli Twoja organizacja jest finansowana w ponad połowie ze środków publicznych, ustawa obejmuje ją wprost jako podmiot zobowiązany do zapewniania dostępności.
3. Fundusze unijne i inne programy. Programy finansowane z UE mają własne zasady horyzontalne (m.in. dostępność dla osób z niepełnosprawnościami), a ich naruszenie może oznaczać korekty finansowe.

W komentarzach prawniczych pojawia się spor, czy NGO są adresatem ustawy bezpośrednio, czy tylko przez umowę. Dla praktyki jest to mniej ważne niż wniosek: jako beneficjent dotacji i tak musisz opisać i zapewnić dostępność zgodnie z umową. Organizacje, które nie korzystają ze środków publicznych, powinny według ustawy przynajmniej dążyć do zapewniania dostępności.

Wskazówka: zanim zaczniesz pisać wniosek, przeczytaj w regulaminie konkursu lub ogłoszeniu, jak organizator definiuje dostępność i czy dostarcza własną matrycę lub poradnik. Wiele samorządów ma własne przewodniki.

Trzy wymiary dostępności: co to znaczy w praktyce

W wymiarze cyfrowym liczy się nie tylko strona. Pamiętaj też o ofertach, sprawozdaniach i plikach do pobrania. Jak pisaliśmy w poradniku o sprawozdaniu fundacji, najlepiej publikować PDF z warstwą tekstową, czytelny dla czytników ekranu.

Czy muszę mieć deklarację dostępności?

Deklaracja dostępności to dokument na Twojej stronie, w którym informujesz, na ile strona (i ewentualnie budynek) jest dostępna. Zawiera:

• oświadczenie o dostępności,
• status zgodności ze standardem (zgodna, częściowo zgodna, niezgodna) wraz z opisem niezgodności,
• dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej i informację, jak zgłosić problem,
• informację o dostępności architektonicznej (jeśli dotyczy),
• datę sporządzenia i ostatniej aktualizacji.

Obowiązek deklaracji dotyczy podmiotów publicznych, ale organizacje realizujące zadania publiczne często są do niej zobowiązane przez umowę lub warunki konkursu, szczególnie gdy strona internetowa jest istotna w realizacji zadania. Nawet gdy nie jest wymagana, to najtańszy i najbardziej widoczny dowód staranności w ofercie.

Wzór: szkielet deklaracji dostępności strony

Deklaracja dostępności strony ……………. (adres)

Fundacja ……………. zobowiązuje się zapewnić dostępność swojej strony internetowej zgodnie z ustawą o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Oświadczenie dotyczy strony ……………. .

Status zgodności: strona jest częściowo zgodna / zgodna ze standardem WCAG 2.1 (poziom AA) z powodu wyłączeń wymienionych poniżej.

Treści niedostępne: ……………. (np. starsze pliki PDF, osadzone filmy bez napisów) wraz z planem poprawy.

Data sporządzenia deklaracji: ……………. Ostatnia aktualizacja: …………….

Informacje zwrotne i dane kontaktowe: osoba odpowiedzialna ……………. , e-mail ……………. , telefon ……………. . Zgłoszenie można przesłać w dowolnej formie, odpowiemy w ciągu 7 dni.

Dostępność architektoniczna: opis wejścia, windy, toalet, parkingu, możliwości wejścia z psem asystującym, kontakt z osobą pomagającą.

Konkretne wymogi co do treści i formy deklaracji sprawdź w aktualnym rozporządzeniu i zalecaniach Ministerstwa Cyfryzacji.

Jak to zrobić niskim kosztem: plan na 30 dni

Tydzień 1: diagnoza.

• Sprawdź swoją stronę darmowymi narzędziami: WAVE, axe DevTools, Lighthouse w Chrome, kontrola kontrastu (WebAIM Contrast Checker).
• Przejdź po stronie samą klawiaturą (klawisz Tab). Jeśli nie dotrzesz do wszystkich elementów, masz problem.
• Uruchom bezpłatny czytnik ekranu NVDA i przesłuchaj stronę przez kilka minut.

Tydzień 2: szybkie poprawki (najtaniej i najskuteczniej).

• Dodaj teksty alternatywne do ważnych zdjęć i grafik.
• Popraw kontrasty i wielkość czcionki (min. ok. 16 px, kontrast co najmniej 4,5:1).
• Zadbaj o sensowną hierarchię nagłówków (H1, H2, H3), opisy linków (nie „kliknij tutaj”) i etykiety w formularzach.
• Dodaj napisy do filmów; w PDF-ach nadaj strukturę nagłówków i warstwę tekstu.

Tydzień 3: dokumenty.

• Opublikuj deklarację dostępności i dane osoby kontaktowej.
• Opisz dostępność architektoniczną siedziby i miejsc wydarzeń: gdzie jest wejście, czy są schody, czy jest toaleta dostępna, czy można wejść z psem asystującym. Sama wiarygodna informacja bywa warta więcej niż kosztowna przebudowa.

Tydzień 4: audyt zewnętrzny (opcjonalnie).

• Jeśli strona jest kluczowa dla zadania, rozważ audyt przez wyspecjalizowaną fundację lub firmę. Koszt audytu strony zaczyna się od kilkuset złotych za proste serwisy. Wiele organizacji (np. fundacje działające na rzecz dostępności) oferuje też wsparcie i darmowe poradniki.
• Koszt dostępności możesz wpisać do budżetu projektu jako koszt realizacji zadania (np. tłumacz języka migowego, tekst łatwy, asystent, audyt), jeśli regulamin konkursu na to pozwala. Sprawdź to przed złożeniem oferty.

Jak opisać dostępność we wniosku? Wzór akapitu

Ogólniki typu „zadanie będzie dostępne dla wszystkich” nie przechodzą oceny. Dobry opis jest konkretny, przypisany do trzech wymiarów i dopasowany do zadania.

Dostępność architektoniczna: warsztaty odbędą się w sali na parterze (wejście bez progu, drzwi 100 cm, toaleta dostępna dla osób poruszających się na wózku). Przed wydarzeniem zapytamy uczestników o potrzeby i dostosujemy układ sali. Informację o budynku opublikujemy na stronie.

Dostępność cyfrowa: strona projektu spełnia standard WCAG 2.1 AA (sprawdzona narzędziami automatycznymi i testem z czytnikiem ekranu), materiały publikujemy w dostępnych PDF-ach i z napisami w filmach. Opublikowaliśmy deklarację dostępności.

Dostępność informacyjno-komunikacyjna: na stronie podajemy telefon, e-mail i formularz kontaktowy. Na życzenie zapewnimy tłumacza PJM lub asystenta (rezerwa w budżecie: ……………. zł). Materiały dla uczestników przygotowujemy również w języku łatwym do czytania.

Gdy dostępność nie jest możliwa: oferujemy alternatywny dostęp: zdalne uczestnictwo, spotkanie indywidualne lub wsparcie osoby asystującej.

Co się stanie, jeśli tego nie zrobię?

• Ocena formalna. Ofertę można odrzucić lub wezwać do uzupełnienia, jeśli nie zawiera opisu dostępności. W wielu konkursach jest to punkt oceniany merytorycznie.
• Umowa i kontrola. Jeśli umowa zobowiązuje Cię do określonych działań, a ich nie wykonasz, narazisz się na zarzuty podczas kontroli, a w skrajnym przypadku na kwestionowanie wydatków.
• Skargi. Osoba ze szczególnymi potrzebami może skarżyć się na brak dostępności. Przy zadaniach publicznych skarga zwykle trafia do podmiotu zlecającego, ale odpowiedź będzie dotyczyć Twojej organizacji.
• Reputacja. Sektor, który deklaruje włączanie, a nie potrafi podać informacji o wejąciu do siedziby, traci wiarygodność u grantodawców.

Najczęstsze błędy

1. Jedno zdanie we wniosku bez konkretów.
2. Brak informacji o budynku mimo że „jest dostępny”. Nikt tego nie wie, jeśli nie napiszesz.
3. Skany zamiast tekstu w PDF-ach i ofertach (czytnik ekranu nic nie odczyta).
4. Kontrast i szare czcionki na stronie, bo „ładnie wygląda”.
5. Deklaracja bez osoby kontaktowej lub nieaktualna.
6. Brak rezerwy w budżecie na tłumacza, asystenta, tekst łatwy.

Lista kontrolna przed złożeniem oferty

• Czy sprawdziłem wymagania dostępności w regulaminie konkursu i wzorze umowy?
• Czy opisałem trzy wymiary (architektoniczny, cyfrowy, informacyjno-komunikacyjny)?
• Czy mam deklarację dostępności opublikowaną na stronie?
• Czy strona przeszła podstawowy test narzędziami i klawiaturą?
• Czy PDF-y i dokumenty są dostępne?
• Czy w budżecie jest rezerwa na dostosowania?
• Czy wskazałem alternatywny dostęp, jeśli pełna dostępność nie jest możliwa?