Jeśli Twoja fundacja lub stowarzyszenie prowadzi zajęcia dla dzieci, organizuje półkolonie, warsztaty, turnieje czy świetlicę, to ustawa z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (potocznie: Lex Kamilek, od imienia ośmiolatka z Częstochowy) jest Twoją codzienną rzeczywistością, a nie lekturą dla szkół. Od 15 lutego 2024 r. obowiązują przepisy o weryfikacji osób pracujących z dziećmi, a standardy ochrony małoletnich musiały być wdrożone do 15 sierpnia 2024 r. To jeden z tych tematów, w których organizacje często działają „na czuja”, a kontrola lub – nie daj Boże – incydent pokazuje brak dokumentów.

W tym poradniku porządkujemy to w praktyce: kogo to dotyczy, kogo i jak sprawdzać, co powinno znaleźć się w standardach oraz jakie dokumenty warto mieć w segregatorze (lub w folderze na dysku).

Co się zmieniło, a co nie? Ważna informacja o nowelizacji

W 2025 r. Sejm uchwalił nowelizację, która miała złagodzić część wymogów: zastąpić zaświadczenia z KRK oświadczeniami w przypadku rodziców-opiekunów, zwolnić wolontariuszy i praktykantów z opłat za zaświadczenia oraz znieść „podwójne sprawdzanie” osób już zweryfikowanych przez inny podmiot. Prezydent zawetował tę nowelizację w sierpniu 2025 r., więc w mocy pozostają dotychczasowe, bardziej restrykcyjne przepisy (tekst jednolity ustawy ogłoszono na początku 2026 r.). W praktyce oznacza to, że:

• nie możesz poprzestać na samym oświadczeniu o niekaralności, jeśli ustawa wymaga zaświadczenia z KRK,
• wolontariusze nadal ponoszą (niewielki) koszt zaświadczenia,
• jeśli ktoś prowadzi zajęcia w kilku organizacjach, każda z nich weryfikuje go osobno.

Przepisy bywają przedmiotem nowych projektów, dlatego przed wdrożeniem zerknij na aktualny tekst ustawy w ISAP (isap.sejm.gov.pl) i stronę Ministerstwa Sprawiedliwości.

Które organizacje muszą wdrożyć politykę ochrony dzieci?

Kryterium nie jest forma prawna (fundacja, stowarzyszenie, spółdzielnia socjalna, klub sportowy, parafialny zespół), tylko rodzaj działalności. Obowiązek mają podmioty, których działalność wiąże się z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją zainteresowań przez małoletnich albo z opieką nad nimi.

Przykłady, w których fundacja musi mieć standardy:

• prowadzenie świetlicy, korepetycji, zajęć artystycznych lub sportowych dla dzieci,
• organizacja półkolonii, obozów, wycieczek,
• warsztaty i szkolenia, w których uczestniczą osoby niepełnoletnie,
• poradnictwo psychologiczne i terapeutyczne dla dzieci i młodzieży (także online).

Przykłady, w których zwykle nie ma takiego obowiązku: fundacja prowadząca wyłącznie działalność dla dorosłych (np. doradztwo dla NGO, tak jak my), wydająca publikacje, wspierająca finansowo inne podmioty. Jeśli jednak raz na jakiś czas organizujesz event rodzinny z udziałem dzieci, bezpieczniej jest przyjąć ostrożną interpretację i przygotować przynajmniej uproszczone standardy oraz zweryfikować osoby, które będą miały bezpośredni kontakt z dziećmi. Rozstrzygające znaczenie ma charakter działań, a nie to, czy dzieci są „stałymi beneficjentami”.

Wskazówka: jeśli nie jesteś pewien, czy Twoja działalność podlega ustawie, zapisz w dokumentacji zarządu krótką analizę (jedna strona: rodzaj działań, udział małoletnich, wniosek). To dobry dowód staranności, gdy ktoś zapyta.

Kogo musimy sprawdzać?

Osoby, które mają kontakt z dziećmi w ramach Twojej działalności, niezależnie od formy współpracy:

Podstawowa zasada: osobę dopuszczasz do pracy z dziećmi dopiero po weryfikacji. Brak weryfikacji to nie „formalność do nadrobienia”, tylko naruszenie obowiązku.

Jak wygląda weryfikacja krok po kroku?

1. Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego (KRK). Kandydat lub wolontariusz przedstawia zaświadczenie potwierdzające niekaralność za przestępstwa wskazane w ustawie (m.in. przeciwko wolności seksualnej i obyczajności, przeciwko rodzinie i opiece, wykorzystywanie seksualne małoletnich i inne wymienione w art. 21). Zaświadczenie można pobrać elektronicznie (e-usługa KRK, mObywatel) – zajmuje to zwykle kilka minut.

2. Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. To jest Twój obowiązek, nie kandydata. Organizacja zakłada konto w rejestrze z dostępem ograniczonym (rps.ms.gov.pl) i sprawdza, czy dane osoby nie figurują w tym rejestrze, a także w rejestrze osób, wobec których Państwowa Komisja ds. przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie. Wynik sprawdzenia warto wydrukować lub zapisać do PDF i dołączyć do akt.

3. Oświadczenie o państwach zamieszkania. Kandydat składa oświadczenie, w jakich państwach zamieszkiwał w ostatnich 20 lat. Jeśli mieszkał poza Polską, musi dodatkowo przedstawić informację z rejestru karnego tych państw (z UE można ją uzyskać przez polski KRK, poza UE – we własnym zakresie, np. przez ambasadę) oraz oświadczenie, że nie ciąży na nim zakaz wykonywania takich czynności z mocy prawa obcego.

4. Dokumentacja. Zachowujesz zaświadczenia i wyniki sprawdzeń w aktach osobowych lub w osobnym rejestrze personelu, z zachowaniem RODO (ograniczony dostęp, określony czas przechowywania).

Uwaga na RODO: dane o niekaralności to dane szczególnie wrażliwe. Wyznacz w upoważnieniach jedną-dwie osoby, które mają do nich dostęp, i zapisz to w rejestrze czynności przetwarzania.

Co z wolontariuszami, którzy są „na chwilę”?

Przepisy nie dzielą wolontariuszy na stałych i doraźnych. Jeśli ktoś ma kontakt z dziećmi, procedura obowiązuje. W praktyce: zaplanuj wydarzenie z wyprzedzeniem (min. 2–3 tygodnie), poproś wolontariuszy o zaświadczenia od razu przy zapisie, a wynik sprawdzenia w rejestrze zrób w dniu przekazania dokumentów. Nie stawiaj ludzi „w ostatniej chwili” w sytuacji, w której musisz wybierać między ich odesłaniem a naruszeniem prawa.

Co powinny zawierać standardy ochrony małoletnich?

Standardy to zbiór zasad i procedur, który ma zapewnić dzieciom bezpieczeństwo i określić, co robić przy podejrzeniu krzywdzenia. Ustawa wylicza elementy, które – w zakresie uzasadnionym charakterem organizacji – powinny się w nich znaleźć. Dla NGO sprowadza się to do następującego zestawu:

1. Zasady rekrutacji personelu – obowiązek weryfikacji opisany wyżej, plus informacja, kto za to odpowiada.
2. Zasady bezpiecznych relacji między dziećmi a personelem – zachowania niedozwolone (np. prywatne kontakty w mediach społecznościowych bez wiedzy rodziców, noszenie dzieci do prywatnych samochodów, zachowania seksualizujące), a także zasady kontaktu fizycznego.
3. Procedury interwencji w razie podejrzenia krzywdzenia – kto i w jakiej kolejności reaguje, jak wygląda zawiadomienie organów (prokuratura, policja), sądu opiekuńczego, jak informujemy opiekunów.
4. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach i za stosowanie standardów, wraz z danymi kontaktowymi.
5. Zasady ochrony wizerunku i danych dzieci, w tym zgody rodziców na zdjęcia i publikacje.
6. Zasady bezpiecznego korzystania z internetu i urządzeń elektronicznych, ochrona przed szkodliwymi treściami.
7. Sposób dokumentowania zdarzeń i zasady przechowywania informacji.
8. Zasady udostępniania standardów – dzieciom i opiekunom, w wersji pełnej i uproszczonej, zrozumiałej dla małoletnich.
9. Szkolenie i monitorowanie personelu – potwierdzenia zapoznania się ze standardami.
10. Uwzględnienie dzieci z niepełnosprawnościami i dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi.

Standardy opracowuje się, jeśli to uzasadnione, przy udziale rodziców lub opiekunów, a w miarę możliwości również dzieci. Publikujesz je na stronie internetowej (jeśli ją prowadzisz) i udostępniasz w widocznym miejscu w siedzibie lub miejscu prowadzenia zajęć.

Ocena co dwa lata

Co najmniej raz na dwa lata organizacja ocenia standardy, czy odpowiadają aktualnym potrzebom i przepisom, a wnioski dokumentuje na piśmie. Dla organizacji, które przyjęły standardy w pierwszej połowie 2024 r., pierwsza ocena przypada właśnie teraz (2026). Praktyczna wskazówka: wystarczy uchwała zarządu z krótkim protokołem: co sprawdziliśmy, co zmieniliśmy, kto wziął udział, data następnej oceny.

Jakie dokumenty przygotować? Lista kontrolna

Wzór: oświadczenie o państwach zamieszkania

Oświadczenie o państwach zamieszkania w ostatnich 20 latach

Ja, ………………………….. (imię i nazwisko), PESEL/data urodzenia: …………….., oświadczam, że w okresie ostatnich 20 lat zamieszkiwałem/am w następujących państwach: ………………………….. (lista państw wraz z okresami).

Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

………………………….. (miejscowość, data, podpis)

Wzór: protokół sprawdzenia w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym

Protokół weryfikacji osoby w Rejestrze

Data sprawdzenia: …………….. Osoba sprawdzana: ………………………….. Osoba dokonująca sprawdzenia (imię i nazwisko, funkcja): …………………………..

Rejestr z dostępem ograniczonym: ☐ brak wpisu ☐ jest wpis Rejestr osób, wobec których Komisja wydała postanowienie o wpisie: ☐ brak wpisu ☐ jest wpis

Decyzja: ☐ dopuszczona do pracy z małoletnimi ☐ niedopuszczona

Podpis osoby dokonującej sprawdzenia: …………………………..

Wzór: szkielet Polityki ochrony małoletnich

1. Postanowienia ogólne (podstawa prawna, definicje, zakres stosowania)
2. Zasady rekrutacji i weryfikacji personelu
3. Zasady bezpiecznych relacji z dziećmi i zachowania niedozwolone
4. Procedura interwencji w razie podejrzenia krzywdzenia
5. Osoba odpowiedzialna i dane kontaktowe
6. Ochrona wizerunku i danych dzieci
7. Bezpieczeństwo w internecie
8. Dokumentowanie zdarzeń
9. Szkolenia personelu i zapoznanie ze standardami
10. Zasady udostępniania i ocena standardów co 2 lata

Procedura interwencji: co faktycznie zrobić, gdy coś się dzieje?

Najczęstszy błąd: procedura „wisi na ścianie”, a nikt nie wie, co z nią zrobić. Dobrze napisana interwencja jest krótka i ma kolejne kroki:

1. Zabezpiecz dziecko i zapewnij mu spokój. Nie przesłuchuj, nie sugeruj odpowiedzi.
2. Poinformuj osobę odpowiedzialną (jeśli to ona jest podejrzana – zarząd).
3. Sporządź notatkę z faktów: kto, co, kiedy, co powiedziało dziecko (jego słowami).
4. Zawiadom opiekunów, chyba że to oni są podejrzani – wtedy zgłoś sprawę do właściwych organów bez ich informowania.
5. Zawiadom organy: policja/prokuratura przy podejrzeniu przestępstwa, sąd opiekuńczy przy zagrożeniu dobra dziecka.
6. Zabezpiecz dokumentację i wyciągnij wnioski organizacyjne.

Co grozi za brak standardów lub weryfikacji?

Niewprowadzenie standardów jest wykroczeniem i podlega karze grzywny, a przy ponownym stwierdzeniu uchybienia grzywna nie jest niższa niż 1000 zł. Wykonywanie obowiązków kontrolują m.in. wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast, starostowie i marszałkowie województw w zakresie swojej właściwości. Realne ryzyko jest jednak większe niż grzywna:

• utrata wiarygodności wobec grantodawców i darczyńców (coraz częściej konkurs grantowy wymaga oświadczenia o standardach),
• odpowiedzialność organizacji i osób w razie incydentu, jeśli okaże się, że nie dochowano staranności,
• problem z ubezpieczeniem i umowami z gminami czy szkołami, które współpracują z Tobą.

Plan wdrożenia w 7 dni

1. Dzień 1: ustal, czy i które działania podlegają ustawie.
2. Dzień 2: wyznacz osobę odpowiedzialną i załóż konto w rejestrze.
3. Dzień 3–4: przygotuj standardy (pełne i skrócone) na bazie wzorów MS i FDDS.
4. Dzień 5: podejmij uchwałę zarządu, opublikuj standardy na stronie i wywieś w siedzibie.
5. Dzień 6: zbierz od personelu zaświadczenia i oświadczenia, zrób sprawdzenia w RSPTS.
6. Dzień 7: przeprowadź krótkie szkolenie, zbierz podpisy o zapoznaniu się, ustal datę oceny standardów (co 2 lata).

Gdzie szukać wzorów?

Warto korzystać z materiałów Ministerstwa Sprawiedliwości (Zespół ds. Ochrony Małoletnich) oraz Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę (standardy.fdds.pl), które udostępniają wytyczne i przykładowe dokumenty. Pamiętaj tylko, żeby dostosować wzór do swojej działalności – kopiowanie w całości jest najczęstszą wadą dokumentów, które potem nie pasują do realnych zajęć.