Euforia towarzysząca publikacji wyników konkursu grantowego, w którym Wasza fundacja zdobyła pierwsze miejsce, to jedno z najlepszych uczuć w NGO. Jednak to tylko połowa sukcesu. Prawdziwym testem dojrzałości organizacyjnej jest wydatkowanie tych środków i ich precyzyjne rozliczenie. Grantodawcy (szczególnie instytucje ministerialne czy samorządowe) są bezlitośni wobec błędów w dokumentacji i potrafią zażądać zwrotu całości lub części środków wraz z karnymi odsetkami jak od zaległości podatkowych.

Kwalifikowalność kosztów, czyli „Złota Trójca” Rozliczeń

Aby dany koszt mógł zostać sfinansowany z dotacji, musi przejść przez trzy testy:

1. Test czasu: Faktura lub rachunek muszą być wystawione, a wydatek fizycznie opłacony (data wykonania przelewu!) ściśle w okresie realizacji projektu zawartym w umowie grantowej. Płatność dokonana dzień po zakończeniu projektu często jest niekwalifikowalna, nawet jeśli dotyczy działań w terminie.
2. Test merytoryki: Koszt musi być niezbędny do wykonania zadań. Jeśli w grancie na „edukację ekologiczną w plenerze” kupujecie do biura fundacji konsolę do gier, urzędnik słusznie uzna to za wydatek prywatny organizacji, niezwiązany z celem.
3. Test budżetu: Wydatek musi idealnie wpasowywać się w zatwierdzone z góry pozycje kosztorysowe.

Jak dokumentować pracę ludzką? (Zmora Kart Czasu Pracy)

Jeśli w projekcie zatrudniasz koordynatora, trenera lub księgową na część etatu lub umowę zlecenie, niemal każdy grantodawca publiczny (zwłaszcza z funduszy europejskich) zażąda szczegółowych „Kart Czasu Pracy” Nie wystarczy samo wystawienie rachunku i przelew. Pracownik musi prowadzić codzienną ewidencję pokazującą, że np. 15 maja od 10:00 do 14:00 realizował konkretne zadanie wpisane w wniosek projektowy, podając jego numer i zwięzły opis. Braki w tych kartach to najczęstszy powód utraty potężnych kwot podczas zewnętrznego audytu. Lub wezwanie do zwrotu dotacji z odsetkami.

Pułapka „Kosztów Pośrednich” tzw. administracyjnych

Koszty bezpośrednie (wynajem sali na warsztat, materiały, gaża prelegenta) są łatwe do uchwycenia. Tymczasem „koszty pośrednie” to tlen, który utrzymuje Waszą organizację przy życiu – czynsz za główne biuro fundacji, abonament za telefon, księgowość całej organizacji czy licencje za oprogramowanie. Walczcie o nie w każdym wniosku grantowym! Wielu fundatorów pozwala na wrzucenie od 10% do 20% wartości projektu w zryczałtowane koszty administracyjne, których często w ogóle nie trzeba udowadniać pojedynczymi fakturami przy rozliczeniu końcowym.

Zasada Dobrej Idei: Zanim fizycznie zapłacisz jakąkolwiek fakturę ze środków grantowych, załóż w biurze specjalną pieczątkę lub wydrukuj spójne naklejki. Każdy dokument księgowy przed oddaniem do księgowości musi posiadać na odwrocie opis zgodny z umową, na przykład: „Wydatek finansowany ze środków (Nazwa Instytucji) w ramach umowy (Nr Umowy). Kwalifikuje się do pozycji kosztorysowej (Nr i Nazwa). Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym” wraz z czytelnym podpisem.