Od 1 stycznia 2026 roku weszły w życie nowe stawki wynagrodzenia minimalnego. Choć sama podwyżka kwoty brutto wydaje się symboliczna (ok. 3% względem roku 2025), to dla lidera fundacji czy stowarzyszenia kluczowa jest inna liczba: całkowity koszt pracodawcy.

W NGO, gdzie każda złotówka z grantu czy 1,5% jest oglądana dwa razy, ignorowanie tych zmian przy planowaniu wniosków to prosty przepis na deficyt. Sprawdźmy, jak wyglądają twarde dane i jakie masz alternatywy.

Ile realnie kosztuje pracownik w 2026 roku?

Zapomnij na chwilę o kwocie „na rękę”. Jako zarządzający organizacją musisz patrzeć na „duże brutto”.

Utrzymanie jednego pracownika na pełnym etacie kosztuje Twoją organizację blisko 70 000 zł rocznie. Jeśli planujesz grant dwuletni, musisz założyć margines na kolejne podwyżki, bo ustawa o płacy minimalnej nie bierze urlopu.

Czy Twój budżet to wytrzyma?

Większość problemów w NGO zaczyna się od tego, że wniosek o dotację składasz w 2025 roku, a pensje wypłacasz w 2026 i 2027. Jeśli wpisałeś w budżecie „stare” stawki, brakujące 170-200 zł miesięcznie na każdym etacie będziesz musiał pokryć ze środków własnych.

Dobra rada: Przy planowaniu wynagrodzeń w nowych projektach zawsze wpisuj kwoty o 5-7% wyższe niż obecne minimum. Jeśli prawo się nie zmieni – zaoszczędzisz. Jeśli płaca wzrośnie – nie będziesz musiał dopłacać z darowizn.

Jak optymalizować koszty pracy w 2026?

Jako organizacja pozarządowa masz narzędzia, których nie mają „zwykłe” firmy. Oto jak możesz legalnie obniżyć presję na budżet:

1. Wynagrodzenie z tytułu powołania: Jeśli członkowie zarządu wykonują realną pracę, możesz wypłacać im wynagrodzenie na podstawie uchwały o powołaniu.
   • Zysk: Od takiego wynagrodzenia nie płacisz składek ZUS (emerytalnej, rentowej). Obowiązkowa jest jedynie składka zdrowotna (9%). To ogromna oszczędność przy zachowaniu pełnej legalności.
2. Umowy cywilnoprawne ze studentami: Do 26. roku życia stawka brutto = netto, a Ty jako NGO nie płacisz żadnych składek ZUS. W 2026 roku to nadal najbardziej efektywny sposób na angażowanie młodych talentów do projektów IT czy administracji.
3. Wyższy limit UEPiK: Od 2026 roku weszły w życie korzystniejsze limity dla Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów. Jeśli Twoja organizacja się kwalifikuje, przejście na UEPiK to oszczędność rzędu kilkuset złotych miesięcznie na pełnej księgowości.
4. Wykorzystaj dotacje na koordynację wolontariatu: Programy takie jak „WOW w NGO” (z NIW-CRSO) pozwalają sfinansować koszty koordynatora nawet do 7 500 zł miesięcznie. Zamiast obciążać budżet operacyjny, szukaj dedykowanych środków na ludzi, którzy i tak u Ciebie działają.

Wzrost płacy minimalnej w 2026 roku to nie tylko problem, ale i sygnał do profesjonalizacji. Jeśli Twoja fundacja opiera się wyłącznie na najniższych krajowych, czas pomyśleć o dywersyfikacji przychodów lub zmianie modelu zatrudnienia na bardziej „ngo-friendly”.

Wzór uchwały o powołaniu:

UCHWAŁA NR [NUMER]/[ROK] [ORGANU DECYZYJNEGO, NP. RADY FUNDACJI] [NAZWA TWOJEJ ORGANIZACJI] z dnia [DATA] r.

w sprawie ustalenia wynagrodzenia dla Członka Zarządu z tytułu pełnionej funkcji

Działając na podstawie § [WPISZ NUMER PARAGRAFU ZE STATUTU] Statutu [NAZWA ORGANIZACJI], Rada Fundacji uchwala, co następuje:

§ 1 Ustala się dla Pana/Pani [IMIĘ I NAZWISKO], pełniącego/ej funkcję [FUNKCJA, NP. PREZESA ZARZĄDU] na podstawie powołania, miesięczne wynagrodzenie brutto w wysokości [KWOTA SŁOWNIE] zł (słownie: [KWOTA SŁOWNIE] złotych).

§ 2 Wynagrodzenie płatne będzie z dołu, w terminie do [DZIEŃ] dnia każdego miesiąca, przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Członka Zarządu.

§ 3 Wynagrodzenie, o którym mowa w § 1, przysługuje za czas pełnienia funkcji i jest niezależne od ewentualnego stosunku pracy lub innych umów cywilnoprawnych łączących Członka Zarządu z Organizacją.

§ 4 Wykonanie uchwały powierza się Zarządowi Fundacji (lub wyznaczonemu organowi).

§ 5 Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą od dnia [DATA].