Pismo zapowiadające kontrolę w NGO potrafi podnieść ciśnienie. Warto jednak pamiętać, że kontrole są rutynowym elementem funkcjonowania sektora pozarządowego, nie wyrokiem. Kto może zapukać do Waszych drzwi i jak wyjść z tego obronną ręką?

Kto ma prawo Was kontrolować

• Minister właściwy do spraw nadzoru (np. Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej) — bada zgodność działań ze statutem i ustawą o fundacjach. Tu właściwie mogą skontrować sprawozdanie merytoryczne i pokrywanie się danych ze sprawozdaniem finansowym. Często patrzą, czy sposoby realizacji misji są spójne z celami, jakie określa statut. Bez obaw, z ministerstwami przeprawa w trybie kontroli to Pan Pikuś.
• Urząd Skarbowy — sprawdza poprawność rozliczeń podatkowych (CIT, PIT, VAT) oraz zwolnienia z podatku dochodowego. Często wymagają serii dokumentów, warto zatem jeśli mamy kontrolę dać im więcej – na przykład dodatkowych sprawozdań na dane zadania publiczne, wówczas jasno wskazujemy jaki koszt wiązał się z jakim zadaniem.
• Wojewoda, starosta lub urząd marszałkowski — kontrolują wydatkowanie dotacji publicznych, które od nich otrzymaliście – zazwyczaj po zakończeniu realizacji projektu.
• ZUS i PIP — jeśli zatrudniacie pracowników.

Co najczęściej weryfikują kontrolerzy

• czy wszystkie wydatki pokrywają się z celami statutowymi fundacji,
• spójność sprawozdania merytorycznego ze sprawozdaniem finansowym,
• prawidłowość opisów faktur i dokumentacji projektowej, opisy dokumentów finansowych,
• zgody RODO oraz wdrożenie procedur ochrony danych osobowych.

Zasada Dobrej Idei: Stwórzcie w chmurze lub w szafie pancernej tak zwaną „Teczkę Bezpieczeństwa NGO”. Powinny się w niej znaleźć: aktualny statut, polityka rachunkowości, instrukcja obiegu dokumentów, procedury RODO oraz standardy ochrony małoletnich, jeśli pracujecie z dziećmi, regulaminy wewnętrzne, segregator z uchwałami lub zarządzeniami. Gdy przyjdzie kontrola, nie będziecie nerwowo szukać podstawowych dokumentów.