„Ile realnie poczekam na wpis?” – to jedno z pierwszych pytań, jakie słyszymy od osób planujących założenie fundacji, zwłaszcza gdy mają na horyzoncie konkretny termin: wniosek grantowy, wydarzenie, umowę najmu lokalu. Odpowiedź brzmi: to zależy – ale można ten czas realnie skrócić.

Z czego składa się cały proces

Rejestracja fundacji to nie jeden krok, tylko kilka etapów następujących po sobie:

1. Przygotowanie aktu fundacyjnego i statutu – to etap, który w pełni zależy od Ciebie (lub Twojego doradcy). Może potrwać od jednego dnia do kilku tygodni, w zależności od tego, jak szybko podejmujesz decyzje.
2. Notariusz – wizyty umawiane są na ten sam tydzień lub kolejny. Notariuszowi uprzednio wysyłasz mailowo projekt statutu.
3. Złożenie wniosku do KRS – wniosek składa się elektronicznie po uzyskaniu aktu założycielskiego, robi się to przez Portal Rejestrów Sądowych. Do wniosku przedkłada się uchwały oraz oświadczenia.
4. Rozpatrzenie wniosku przez sąd rejestrowy – to etap, na który masz najmniejszy wpływ, a który generuje największą niepewność czasową.
5. Wpis do rejestru i uzyskanie numeru KRS, a następnie REGON i NIP – po wpisie do KRS numery REGON i NIP są nadawane automatycznie, co dodatkowo przyspiesza cały proces względem dawnych procedur.

Ile realnie trwa rozpatrzenie wniosku

Z naszego doświadczenia rejestracja fundacji w KRS trwa od kilku do kilkudziesięciu dni – i decyduje o tym przede wszystkim, który Wydział Sądu Rejonowego jest właściwy terytorialnie dla siedziby Twojej fundacji. Obciążenie poszczególnych wydziałów bywa bardzo różne, dlatego dwie fundacje ze statutami o identycznej jakości mogą czekać na wpis zupełnie inny czas – w zależności wyłącznie od tego, w którym mieście się rejestrują. Inną kwestią jest również fakt, że każdy referendarz ma inne spojrzenie na statuty i uchwały i czasem zdarza się, że wzywa wnioskującego o uzupełnienia lub zmiany. Warto na etapie planowania zapytać, jak wygląda to aktualnie we właściwym dla Ciebie sądzie.

Co najbardziej wydłuża cały proces

Z naszej praktyki wynika, że ludzie najczęściej „rozwalają się” na dwóch konkretnych elementach:

1. Uchwały i oświadczenia o adresie do doręczeń – to dokumenty, które teoretycznie wyglądają na formalność, ale w praktyce zawierają najwięcej błędów: niepełne dane, brak wymaganych elementów albo niespójność z innymi dokumentami w komplecie. Często załączone jako skany podpisane profilem zaufanym, a niedostarczane fizycznie do sądu w terminie 3 dni skutkują wezwaniami z KRS lub nawet nierozpatrzeniem wniosku.
2. Brak podpisu profilem zaufanym – wniosek i załączniki muszą być podpisane elektronicznie profilem zaufanym (lub podpisem kwalifikowanym). Bardzo częsty błąd to załączanie zwykłego skanu podpisanego odręcznie zamiast dokumentu podpisanego elektronicznie – dla sądu to brak podpisu, nawet jeśli papierowa wersja wygląda poprawnie. Podobnie skan podpisany profilem zaufanym to nie oryginał elektroniczny.

Kolejnym istotnym źródłem opóźnień jest sam statut – a konkretnie te same błędy, które opisujemy w artykule o najczęstszych błędach w statucie: nieprecyzyjne cele, problemy z zapisami o funduszu założycielskim oraz niejasne lub niepełne zapisy dotyczące działalności gospodarczej.

Jak realnie przyspieszyć rejestrację

• Zadbaj o prawidłowe podpisanie wszystkich dokumentów profilem zaufanym – to jeden z najprostszych do wyeliminowania, a zarazem najczęstszych powodów zwrotu wniosku. PDF -> Podpisz profilem zaufanym -> Załącz do wniosku o rejestrację fundacji.
• Sprawdź dokładnie uchwały i oświadczenie o adresie do doręczeń – to dokumenty, które najczęściej zawierają drobne, ale skuteczne w blokowaniu wniosku błędy.
• Zweryfikuj nazwę fundacji przed złożeniem wniosku – kolizja z istniejącą nazwą lub znakiem towarowym to kolejny częsty powód komplikacji.
• Przygotuj przemyślany zapis o działalności gospodarczej i funduszu założycielskim z wyprzedzeniem – dopisywanie ich później oznacza zwrot wniosku bez rozpatrzenia w KRS.
• Skonsultuj strukturę organów fundacji przed złożeniem – niejasności co do sposobu reprezentacji, powoływania, odpłatności funkcji itp. to jeden z najczęstszych powodów pytań ze strony sądu.

Co możesz zrobić, czekając na wpis

Czas oczekiwania na wpis nie musi być czasem straconym. Możesz w tym okresie:

• zaprojektować stronę fundacji lub zlecić jej przygotowanie,
• zaplanować pierwsze działania statutowe i harmonogram na najbliższe miesiące,
• przygotować się do zgłoszeń w CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) i US, które musisz zrealizować już po wpisie.

Czy da się zarejestrować fundację „od ręki”?

Nie – i każda oferta obiecująca rejestrację fundacji w jeden dzień powinna wzbudzić Twoją czujność. W przeciwieństwie do JDG (rejestrowanej przez CEIDG praktycznie natychmiast), fundacja zawsze przechodzi przez realne postępowanie sądowe, którego czasu nie da się zagwarantować w 100%. Można natomiast maksymalnie ograniczyć ryzyko opóźnień po Twojej stronie.

Zależy Ci na czasie? Zacznijmy od razu z dobrze przygotowanym wnioskiem

Przygotowujemy komplet dokumentów rejestrowych tak, żeby wniosek trafił do sądu bez braków formalnych – bez niepotrzebnych rund poprawek. Umów bezpłatną konsultację (0 zł) i poznaj naszą ofertę.