Przewodnik: Jak założyć i zarządzać Fundacją w Polsce

Rok 2025 stanowi punkt zwrotny w historii polskiego sektora pozarządowego (NGO). Obserwujemy bezprecedensową konwergencję czynników legislacyjnych, technologicznych i finansowych, które redefiniują pojęcie działalności społecznej. Fundacja przestaje być postrzegana jedynie jako „charytatywny dodatek” do gospodarki, a staje się pełnoprawnym aktorem ekonomicznym i społecznym – profesjonalnym podmiotem, który łączy misję z efektywnością biznesową. W dobie rosnącej profesjonalizacji, decyzja o powołaniu do życia fundacji nie może być podyktowana jedynie impulsem serca; wymaga ona chłodnej kalkulacji strategicznej, zrozumienia architektury prawnej oraz świadomości zobowiązań, jakie nakłada na fundatora państwo.

Niniejszy raport stanowi wyczerpujące, eksperckie opracowanie procesu tworzenia i zarządzania fundacją w Polsce. Nie jest to powierzchowny poradnik, lecz dogłębna analiza operacyjna, integrująca najnowsze zmiany prawne (w tym rewolucyjne podniesienie limitu UEPiK do 1 miliona złotych), pułapki biurokratyczne oraz strategie pozyskiwania funduszy. Dokument ten pozycjonuje Fundację Instytut Dobrych Idei nie tylko jako usługodawcę, ale jako strategicznego partnera – „think-and-do tank”, który przeprowadza wizjonerów przez labirynt formalności, od pierwszej koncepcji po skuteczną aplikację o środki unijne.¹

Celem tego opracowania jest wyposażenie przyszłego fundatora w wiedzę niezbędną do podjęcia świadomej decyzji o wyborze formy prawnej, a następnie przeprowadzenie go krok po kroku przez proces rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), aż po wdrożenie zaawansowanych narzędzi finansowania i marketingu.

Analiza Strategiczna Formy Prawnej – Dlaczego Fundacja?

Zanim zostanie złożony pierwszy podpis u notariusza, kluczowe jest zrozumienie, dlaczego fundacja jest – lub nie jest – odpowiednim wehikułem dla planowanej działalności. W polskim systemie prawnym fundacja jest podmiotem specyficznym, posiadającym osobowość prawną, który w przeciwieństwie do stowarzyszenia, nie opiera się na substracie osobowym (członkach), lecz majątkowym. Fundacja to „uciąglony majątek” przeznaczony na realizację określonego celu.

1.1. Fundacja a Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG)

Fundamentalny dylemat początkującego społecznika-przedsiębiorcy dotyczy wyboru między działalnością gospodarczą a organizacją pozarządową. Wybór ten determinuje model odpowiedzialności, opodatkowania i postrzegania społecznego.

W przypadku Jednoosobowej Działalności Gospodarczej (JDG), przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem osobistym za zobowiązania firmy. Rejestracja w CEIDG jest darmowa i szybka, jednak wiąże się z nieuchronnym obciążeniem składkami ZUS (nawet przy braku przychodu) oraz bezpośrednim opodatkowaniem zysków. JDG jest wehikułem nastawionym na zysk prywatny właściciela.³

Fundacja oferuje radykalnie odmienną architekturę bezpieczeństwa i finansów.

• Osobowość prawna: Fundacja jest odrębnym bytem. Majątek fundacji jest oddzielony od majątku prywatnego fundatora. Fundator nie odpowiada swoim majątkiem za długi fundacji (chyba że pełni funkcję w zarządzie i działa na szkodę wierzycieli w specyficznych warunkach, co jednak jest znacznie trudniejsze do wyegzekwowania niż w JDG).
• Brak „Właściciela”: Fundator nie jest właścicielem fundacji w rozumieniu kodeksu spółek handlowych. Nie posiada udziałów, które mógłby sprzedać. Zysk wypracowany przez fundację nie może zostać wypłacony fundatorowi jako dywidenda – musi zostać w całości przeznaczony na cele statutowe. Jest to tzw. non-distribution constraint.
• ZUS i Koszty Stałe: Fundacja sama w sobie nie płaci ZUS „za istnienie”. Płaci składki wyłącznie wtedy, gdy zatrudnia pracowników. Zarząd może pełnić swoje funkcje społecznie (pro bono) lub na podstawie aktu powołania, co rodzi inne (często korzystniejsze) skutki podatkowo-składkowe niż standardowa umowa o pracę czy JDG. Fundator fundacji nie ponosi stałych kosztów ZUS, które są zmorą małych przedsiębiorców.³

1.2. Fundacja jako Przedsiębiorstwo Społeczne

Współczesna fundacja to coraz częściej hybryda – Przedsiębiorstwo Społeczne. Model ten, promowany przez ekspertów Instytutu Dobrych Idei, zakłada, że fundacja prowadzi rentowną działalność gospodarczą (sprzedaje usługi, produkty, szkolenia), ale wypracowany zysk reinwestuje w misję. Pozwala to na uniezależnienie się od grantów i darowizn.

• Przykład: Fundacja edukacyjna może prowadzić płatne przedszkole (działalność gospodarcza) i z zysków finansować darmowe zajęcia dla dzieci z rodzin ubogich (działalność statutowa).
• Strategia E2F (Entity to Foundation): To model transformacji, w którym przedsiębiorca przenosi ciężar aktywności z ryzykownej sfery B2B/JDG do bezpieczniejszej sfery NGO, korzystając z preferencji podatkowych i grantowych, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad organizacją.²

1.3. Alternatywy: Stowarzyszenie i Fundacja Rodzinna

Należy wyraźnie odróżnić fundację klasyczną od innych form:

• Stowarzyszenie: Wymaga min. 7 osób. Jest strukturą demokratyczną – walne zebranie członków może odwołać zarząd. Fundacja jest strukturą hierarchiczną – wola fundatora (zapisana w statucie) jest nadrzędna i trwała. Dla indywidualistów i wizjonerów fundacja jest bezpieczniejsza.
• Fundacja Rodzinna (Nowość): Wprowadzona, by chronić majątek prywatny i planować sukcesję. Jest to wehikuł private wealth management, a nie NGO. Fundacja Rodzinna płaci 15% CIT dopiero przy wypłacie świadczeń beneficjentom i służy gromadzeniu, a nie wydawaniu majątku na cele społeczne. Choć w 2025 r. wciąż jest to atrakcyjna forma ochrony majątku (okno transferowe przed zmianami podatkowymi), niniejszy raport skupia się na fundacjach publicznych (NGO).⁴

Architektura Fundacji – Projektowanie Statutu i Celów

Najczęstszym błędem, skutkującym odrzuceniem wniosku przez sąd lub późniejszym paraliżem decyzyjnym, jest niewłaściwe zaprojektowanie „DNA fundacji”, czyli jej statutu i celów.

2.1. Definiowanie Celów Statutowych

Cele fundacji muszą być społecznie lub gospodarczo użyteczne. Sąd rejestrowy weryfikuje ich zgodność z prawem. Błędem jest formułowanie celów zbyt wąsko lub zbyt ogólnie.⁷

• Błąd: „Pomoc finansowa dla Szkoły Podstawowej nr 1 w Gołdapi”. (Ryzyko: Co jeśli szkoła zostanie zamknięta? Statut do zmiany).
• Prawidłowo: „Wspieranie rozwoju edukacji, oświaty i wychowania, ze szczególnym uwzględnieniem społeczności lokalnych”.
• Wskazówka Ekspercka: Cele warto skonsultować z katalogiem zadań pożytku publicznego (art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego). Nawet jeśli fundacja nie jest od razu Organizacją Pożytku Publicznego (OPP), posiadanie celów zbieżnych z ustawą ułatwi uzyskanie tego statusu w przyszłości (po 2 latach) i zbieranie 1,5% podatku.⁸

2.2. Fundator i Majątek (Fundusz Założycielski)

Fundatorem może być osoba fizyczna (obywatel polski lub cudzoziemiec) oraz osoba prawna (firma). Kluczowym elementem jest wniesienie majątku.

• Wysokość Funduszu: Przepisy nie określają sztywno minimum, ale przyjmuje się 500-1000 zł dla fundacji nieprowadzącej działalności gospodarczej.
• Kryterium Biznesowe: Jeśli fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą, ustawa wymaga wyodrębnienia na ten cel kwoty minimum 1000 zł. W praktyce, aby uniknąć problemów z sądem, zaleca się fundusz na poziomie 2000-3000 zł.³
• Analiza Ryzyka: Zbyt niski fundusz założycielski może zostać zakwestionowany przez sąd jako niewystarczający do realizacji celów.

2.3. Trójpodział Działalności

Fundacja w Polsce może prowadzić działalność w trzech sferach, co musi być precyzyjnie odzwierciedlone w statucie:

1. Działalność Nieodpłatna Pożytku Publicznego: Usługi świadczone beneficjentom za darmo (finansowane z grantów, darowizn).
2. Działalność Odpłatna Pożytku Publicznego: Sprzedaż towarów i usług beneficjentom, ale nie dla zysku. Przychód może pokrywać jedynie koszty wytworzenia. To nie jest działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, co ma kluczowe znaczenie dla księgowości (możliwość UEPiK).
3. Działalność Gospodarcza: Komercyjna sprzedaż usług/produktów nastawiona na zysk (który musi być przeznaczony na cele statutowe). Wymaga wpisu do Rejestru Przedsiębiorców w KRS (dodatkowa opłata, pełna księgowość).

Instytut Dobrych Idei podczas wstępnej konsultacji pomaga rozstrzygnąć dylemat: „Rejestrować działalność gospodarczą od razu czy później?”. Rejestracja od razu kosztuje 600 zł (zamiast 250 zł), ale daje elastyczność. Późniejsza rejestracja wymaga zmiany statutu (koszt notariusza, zebrania zarządu) i ponownej opłaty sądowej.⁸

Proces Rejestracji Krok po Kroku

Proces ten ewoluował w kierunku cyfryzacji. Od lipca 2021 roku fundacje prowadzące działalność gospodarczą muszą rejestrować się elektronicznie. Fundacje „zwykłe” (bez działalności gospodarczej) nadal mogą wybrać ścieżkę papierową, choć jest ona wolniejsza i bardziej podatna na błędy „pisarskie”.¹⁰

Krok 1: Wizyta u Notariusza (Akt Fundacyjny)

Pierwszym formalnym krokiem jest sporządzenie Aktu Fundacyjnego w formie aktu notarialnego. Fundator stawia się u notariusza i oświadcza wolę powołania fundacji oraz przeznaczenia określonego majątku na realizację jej celów.⁷

• Dokumenty: Dowód osobisty fundatora, projekt statutu (dla celów informacyjnych notariusza).
• Koszt: Taksa notarialna zależy od wysokości funduszu założycielskiego. Przy kwocie minimalnej to koszt rzędu 150-250 zł + VAT i wypisy.

Krok 2: Przygotowanie Pakietu Dokumentacyjnego

Samo oświadczenie u notariusza to za mało. Aby sąd wpisał fundację do rejestru, potrzebny jest kompletny pakiet dokumentów, który Instytut Dobrych Idei przygotowuje w ramach usługi kompleksowej.⁸

Lista Wymaganych Załączników:

1. Statut Fundacji: Podpisany przez fundatora (oryginał).
2. Uchwała o powołaniu Zarządu: Określająca skład osobowy i funkcje.
3. Uchwała o powołaniu organu nadzoru (fakultatywna): Np. Rady Fundacji, jeśli statut ją przewiduje.
4. Oświadczenia członków zarządu: Zgoda na pełnienie funkcji (jeśli nie podpisują wniosku do KRS osobiście).
5. Adresy do doręczeń: Odrębny dokument z adresami prywatnymi członków zarządu (do wiadomości sądu, niejawne w rejestrze).
6. Oświadczenie o ministrze właściwym: Wskazanie, który minister (np. Kultury, Zdrowia) będzie sprawował nadzór zewnętrzny.
7. Dowód opłaty sądowej: 250 zł lub 600 zł.

Krok 3: Rejestracja w Systemie PRS (Portal Rejestrów Sądowych)

Dla fundacji z działalnością gospodarczą (i coraz częściej „zwykłych”) proces odbywa się online.

1. Logowanie: Każdy członek zarządu, który będzie podpisywał wniosek, musi założyć konto w systemie PRS.
2. Wypełnianie Wniosku:
   • Wybór formy prawnej: „Fundacja”.
   • Formularze elektroniczne odpowiadające dawnym drukom:
     • KRS-W20: Dane podstawowe.
     • KRS-WK: Organy podmiotu (Zarząd).
     • KRS-WM: Przedmiot działalności (Kody PKD) – Uwaga: W rejestrze widoczne jest tylko 10 kodów, w tym jeden przeważający. Należy je dobrać strategicznie.¹⁰
3. Podpisy: Wniosek musi zostać podpisany elektronicznie (Profil Zaufany lub Podpis Kwalifikowany) przez cały zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji.
4. Wysyłka: Po podpisaniu wniosek trafia do sądu.
5. Pułapka „Oryginałów”: Jeśli do wniosku elektronicznego dołączono skany dokumentów papierowych (np. statutu), oryginały muszą zostać wysłane pocztą do sądu w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku online. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje zwrotem wniosku.¹⁰

Usługa „Kompleksowe Zakładanie Fundacji” Instytutu Dobrych Idei

Biorąc pod uwagę złożoność procedury i ryzyko błędów (np. nieprzekreślone pola w formularzach papierowych, błędne kody PKD), Instytut oferuje usługę „pod klucz” w cenie 2500 zł brutto.

• Wartość Dodana: W cenie zawarty jest nie tylko proces rejestracyjny, ale także 10-godzinny Program Startowy, obejmujący moduły prawne i finansowe (jak legalnie wypłacać wynagrodzenia, jak chronić majątek).
• Proces: Klient dostarcza pomysł, eksperci tworzą statut „szyty na miarę”, umawiają notariusza i prowadzą za rękę przez system PRS. Czas realizacji dokumentacji to 5-10 dni, a rejestracji sądowej średnio 14-21 dni.⁸

„Urwisko Compliance” – Obowiązki Porejestracyjne

Otrzymanie postanowienia o wpisie do KRS (i nadanie numerów NIP/REGON, co dzieje się automatycznie) to moment euforii, po którym następuje zderzenie z twardą rzeczywistością terminów administracyjnych. Przeoczenie tych dat grozi dotkliwymi sankcjami.

4.1. NIP-8 (Dane Uzupełniające) – Termin: 21 Dni

Choć NIP nadawany jest automatycznie („jedno okienko”), Urząd Skarbowy nie posiada wszystkich danych (np. numeru konta bankowego, miejsca przechowywania ksiąg rachunkowych). Organizacja musi złożyć formularz NIP-8 w ciągu 21 dni od rejestracji. Jest to obowiązek często bagatelizowany, a niezbędny do pełnej aktywacji podatkowej.¹¹

4.2. CRBR – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – Termin: 14 Dni

To najbardziej ryzykowny obszar. Każda fundacja musi zgłosić swoich „beneficjentów rzeczywistych” do CRBR w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od wpisu do KRS.

• Kto jest beneficjentem w fundacji? Zgodnie z ustawą AML, są to osoby sprawujące bezpośrednią kontrolę nad podmiotem – zazwyczaj wszyscy członkowie Zarządu oraz Fundator (jeśli posiada uprawnienia zarządcze).
• Sankcje: Ustawa przewiduje kary do 1 miliona złotych za brak zgłoszenia (choć w praktyce są niższe, to nadal dotkliwe).
• Procedura: Zgłoszenie wyłącznie elektroniczne na stronie Ministerstwa Finansów, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji.¹¹

4.3. Rachunek Bankowy

Fundacja potrzebuje konta do operacji finansowych. Banki podchodzą do NGO rygorystycznie ze względu na procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML).

• Wymogi: Bank zażąda Statutu, wypisu z KRS i często potwierdzenia zgłoszenia do CRBR. Bez CRBR otwarcie konta może być zablokowane.
• Po otwarciu: Numer konta należy niezwłocznie zgłosić do US poprzez aktualizację NIP-8.¹¹

Finanse i Księgowość 2025 – Rewolucja UEPiK

Rok 2025 przynosi fundamentalną zmianę w księgowości NGO, która czyni prowadzenie fundacji tańszym i prostszym niż kiedykolwiek.

5.1. UEPiK do 1 Miliona Złotych

Do końca 2024 r. Uproszczoną Ewidencję Przychodów i Kosztów (UEPiK) – czyli „zeszytową” formę księgowości zwolnioną z obowiązku sporządzania bilansu i rachunku wyników – mogły prowadzić tylko organizacje z przychodem do 100 000 zł.

Od 1 stycznia 2025 r. limit ten wzrasta do 1 000 000 PLN.14

• Implikacje Strategiczne:
  • Większość małych i średnich fundacji może uniknąć „Pełnej Księgowości” (Ksiąg Rachunkowych), która jest skomplikowana i kosztowna (obsługa biura rachunkowego to koszt od 500-1000 zł/mc wzwyż).
  • UEPiK pozwala na samodzielne prowadzenie ewidencji lub korzystanie z tańszych usług księgowych.
• Warunki (Ograniczenia):
  1. Fundacja nie może prowadzić działalności gospodarczej.
  2. Fundacja nie może posiadać statusu OPP.
  3. Należy zgłosić wybór UEPiK do Urzędu Skarbowego do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego (dla nowych: w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności).¹⁶
• Rekomendacja Ekspercka: Choć UEPiK kusi prostotą, przy większych grantach unijnych instytucje finansujące często wymagają pełnej księgowości dla przejrzystości audytu. Instytut Dobrych Idei pomaga dobrać model księgowy do planów grantowych organizacji.¹⁸

5.2. Wsparcie Księgowe i Prawne

Dla fundacji, które decydują się na działalność gospodarczą lub duże projekty grantowe, profesjonalne wsparcie jest niezbędne. Instytut oferuje nie tylko pomoc przy starcie, ale także stałe wsparcie księgowe dostosowane do specyfiki NGO (np. wyodrębnianie kosztów projektowych) oraz wdrożenie RODO (Audit, Dokumentacja, IOD) – co jest kluczowe dla bezpieczeństwa danych darczyńców.¹

Strategia Rozwoju i Pozyskiwania Funduszy

Fundacja bez środków to martwy twór. Rok 2025 to okres rekordowej dostępności funduszy unijnych i krajowych.

6.1. Granty i Dotacje (Złoty Wiek Finansowania)

• Fundusze Unijne (Perspektywa 2021-2027): Dostępna pula to ponad 770 miliardów złotych. Programy takie jak FENG (Ścieżka SMART) czy FERS oferują środki na innowacje społeczne, cyfryzację i edukację.¹
• Programy Krajowe (NIW):
  • NOWEFIO: Budżet 80 mln zł rocznie na inicjatywy obywatelskie.
  • PROO: Program Rozwoju Organizacji Obywatelskich – unikalny program dający środki na rozwój instytucjonalny (czynsz, sprzęt, etaty administracyjne), a nie tylko na projekty „miękkie”. Budżet 57,7 mln zł.¹

Model Współpracy z Instytutem: Pisanie wniosków to sztuka. Instytut Dobrych Idei stosuje model mieszany: niska opłata podstawowa (30-50% stawki rynkowej) + Success Fee (2-5% od wygranej dotacji). To gwarantuje, że ekspertom zależy na sukcesie fundacji.¹

6.2. Marketing i Technologie za Darmo

Fundacje mają dostęp do zasobów, za które firmy płacą fortunę.

• Google Ad Grants: 10 000 USD miesięcznie na reklamy w wyszukiwarce Google. Pozwala to na darmowe pozycjonowanie fraz typu „pomoc psychologiczna” czy „warsztaty ekologiczne” i budowanie zasięgów.⁸
• Technologie: Dzięki weryfikacji przez TechSoup, fundacja uzyskuje dostęp do darmowych licencji Microsoft 365 (Office, Teams, Chmura), darmowego planu Canva Pro (grafika) oraz zniżek na Adobe.²

6.3. Status OPP i 1,5% Podatku

Po dwóch latach nieprzerwanej działalności pożytku publicznego fundacja może ubiegać się o status Organizacji Pożytku Publicznego (OPP). Daje to prawo do otrzymywania 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych – jest to kapitał „wolny”, który można przeznaczyć na cele statutowe bez rygorów projektowych.⁹

Dlaczego Instytut Dobrych Idei?

Zakładanie fundacji na własną rękę, choć możliwe, przypomina nawigowanie we mgle. Ryzyko popełnienia błędu w formularzu KRS, przeoczenia terminu CRBR czy złego doboru kodów PKD jest wysokie i kosztowne (czasowo i finansowo). Dlatego oferujemy taką usługę

Fundacja Instytut Dobrych Idei oferuje ekosystem wsparcia, który wykracza poza standardowe biuro prawne:

• Podejście Holistyczne: Nie sprzedają tylko „papierów”, ale wizję działania. Konsultacja wstępna (180 zł) lub darmowa wideo-rozmowa pozwala zweryfikować pomysł biznesowy/społeczny.²⁰
• Bezpieczeństwo Procesu: Stała cena 2500 zł za kompleksową rejestrację eliminuje ryzyko ukrytych kosztów. Klient otrzymuje gwarancję poprawności dokumentów.²⁰
• Edukacja: Pakiet Wdrożeniowy i mentoring sprawiają, że fundator staje się świadomym liderem, a nie tylko figurantem w KRS.
• Zasięg Ogólnopolski: Cały proces realizowany jest zdalnie, co pozwala na obsługę fundatorów z każdego zakątka Polski.⁸

Podsumowanie: Twoja Decyzja, Twoja Misja

Rok 2025 to optymalny czas na profesjonalizację działalności społecznej. Liberalizacja przepisów księgowych (UEPiK do 1 mln zł) w połączeniu z ogromnymi środkami na granty tworzy „okno możliwości” dla nowych organizacji. Fundacja to potężne narzędzie – tarcza chroniąca majątek prywatny i silnik napędzający zmianę społeczną.

Nie musisz znać się na prawie, księgowości ani procedurach KRS, aby zmieniać świat. Wystarczy, że masz Ideę. O resztę zadbają eksperci.

W czasie spotkania porozmawiamy o Twoim pomyśle i bezpłatnie zanalizujemy, czy gra jest warta świeczki. Skontaktuj się z nami klikając w przycisk powyżej.