Fundacja kojarzy się z darmowością — a tymczasem może zarabiać

Jeden z najczęstszych mitów w polskim trzecim sektorze brzmi: „Jesteśmy fundacją non-profit, więc wszystko musimy robić za darmo”. Tymczasem „non-profit” oznacza, że nie dzielimy zysków między założycieli, a nie, że organizacja nie może generować przychodów. Fundacja ma pełne prawo pobierać opłaty za swoje działania, o ile robi to zgodnie z ustawą o pożytku publicznym i o wolontariacie . Jak rozgraniczyć te sfery i zarabiać bezpiecznie?

Działalność nieodpłatna vs odpłatna — czym się różnią i jak je rozdzielić

Działania NGO dzielimy na trzy filary:

1. Działalność nieodpłatna: Warsztaty, wsparcie, wydawnictwa, z których beneficjent korzysta całkowicie za darmo. Finansowana ze składek, darowizn lub dotacji publicznych.
2. Odpłatna działalność pożytku publicznego: Sfera, w której fundacja sprzedaje produkty lub usługi realizujące jej cele statutowe (np. płatne szkolenia, sprzedaż rękodzieła podopiecznych, bilety na koncert charytatywny). To nie jest działalność gospodarcza, o ile organizacja spełnia konkretne wymogi finansowe i nie zakłada zarobkowania na czysto (przychód ma pokrywać koszty) .
3. Działalność gospodarcza: Typowy biznes wpisany do rejestru przedsiębiorców (KRS-Z), służący generowaniu zysku na cele statutowe. Rozdzielenie tych sfer jest krytyczne. Wymaga bezwzględnego wyodrębnienia rachunkowego (odpowiedniego planu kont w pełnych księgach lub rubryk w uproszczonej ewidencji). Nie można kosztów działalności odpłatnej finansować z dotacji celowej przeznaczonej na działalność nieodpłatną!

Jak ustalić cenę usługi w działalności odpłatnej (limit wynagrodzeń)

Aby odpłatna działalność nie została uznana za gospodarczą, fundacja musi pilnować dwóch żelaznych limitów:

• Limit zwrotu kosztów: Przychody z działalności odpłatnej w skali roku nie mogą przekroczyć bezpośrednich kosztów jej prowadzenia. Nie możesz mieć tu „marży zysku”.
• Limit wynagrodzeń pracowniczych: Przeciętne miesięczne wynagrodzenie osoby zatrudnionej przy działalności odpłatnej nie może przekroczyć 3-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw za rok poprzedni. Według danych GUS, w 2025 r. wyniosło ono 8934,98 zł. Oznacza to, że w 2026 roku limit ten wynosi aż 26 804,94 zł brutto miesięcznie. Przekroczenie tego limitu, nawet o złotówkę, sprawia, że skarbówka potraktuje Twoje działania jako nielegalnie prowadzoną działalność gospodarczą.

Co musi być w statucie, żeby pobieranie opłat było legalne

Samo podjęcie uchwały przez zarząd nie wystarczy. Prowadzenie działalności odpłatnej i nieodpłatnej musi być wyraźnie opisane w statucie fundacji (zgodnie z art. 10 ustawy o działalności pożytku publicznego). Dobry zapis statutowy powinien brzmieć: „Fundacja prowadzi działalność nieodpłatną pożytku publicznego w zakresie: (1) organizacji warsztatów edukacyjnych [kod PKD]. Fundacja prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego w zakresie: (1) sprzedaży publikacji edukacyjnych [kod PKD].”. Jeśli Twój statut ma tylko ogólne punkty bez podziału na sferę odpłatną i nieodpłatną, zanim wystawisz pierwszą fakturę, musisz przeprowadzić zmianę statutu w KRS. Bardzo ogólnym i lubianym przez nas zapisem jest: „Działalność statutowa Fundacji może być prowadzona jako działalność nieodpłatna lub jako działalność odpłatna w rozumieniu przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Obie te formy działalności będą rachunkowo wyodrębnione w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników przy uwzględnieniu przepisów dotyczących rachunkowości. Decyzję w sprawie przedmiotu działalności nieodpłatnej oraz odpłatnej podejmuje zarząd.„.

Jak to ewidencjonować w UEPiK (o ile prowadzisz)

Dla mniejszych fundacji prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPiK) mamy rewelacyjne wiadomości. Od początku 2025 r., a w konsekwencji i w 2026 r., limit przychodów uprawniający do korzystania z UEPiK został gigantycznie podniesiony – ze 100 tys. zł do 1 000 000 zł! Ponadto, w nowych rozporządzeniach dla UEPiK wprowadzono tzw. Zestawienie uzupełniające, które znacząco ułatwia wyodrębnienie kosztów dotacji i działalności odpłatnej. Sprzedaż w ramach działalności odpłatnej księguje się jako przychód ze sprzedaży, nie zapominając o podpięciu odpowiednich dowodów księgowych (a w obrocie B2B od 2026 r. – faktur z KSeF).

W czasie spotkania przybliżymy Ci jak działa fundacja, jakie ma rodzaje działalności i wsłuchamy się w Twój pomysł na działanie.