Wybór między fundacją a stowarzyszeniem przestał być jedynie decyzją o charakterze ideowym, a stał się skomplikowanym procesem optymalizacji formy prawnej pod kątem planowanej skali działań, modelu zarządzania oraz źródeł finansowania. Obserwowany od kilku lat „boom fundacyjny” wskazuje na wyraźną tendencję: polscy społecznicy coraz częściej rezygnują z tradycyjnych, demokratycznych struktur stowarzyszeniowych na rzecz bardziej scentralizowanych i zorientowanych na kapitał fundacji. 

Dane z 2023 i 2024 roku potwierdzają, że fundacje dysponują średnio znacznie wyższymi budżetami (ok. 90 tys. zł rocznie) w porównaniu do stowarzyszeń (55 tys. zł), co sugeruje ich większą zdolność do pozyskiwania środków zewnętrznych, w tym funduszy unijnych i grantów zagranicznych.

Fundamenty prawne: Ludzie kontra kapitał

Fundamentalna różnica między fundacją a stowarzyszeniem wynika z ich ontologicznej natury określonej w aktach prawnych – Ustawie o fundacjach z 1984 roku oraz Prawie o stowarzyszeniach z 1989 roku. Fundacja jest bytem prawnym opartym na majątku, podczas gdy stowarzyszenie jest „korporacją osób”. Ta prosta z pozoru różnica determinuje każdy aspekt funkcjonowania organizacji, od sposobu podejmowania decyzji po procedury likwidacyjne.

Stowarzyszenie definiowane jest jako dobrowolne, samorządne i trwałe zrzeszenie o celach niezarobkowych. To ludzie stanowią o jego istnieniu, a ich liczba nie może spaść poniżej ustawowego progu bez ryzyka likwidacji organizacji. W przeciwieństwie do niego, fundacja nie posiada członków. Jest organizacją powoływaną dla realizacji konkretnego celu społecznie lub gospodarczo użytecznego, który fundator wyposaża w określony majątek. W fundacji to kapitał służy idei, a w stowarzyszeniu idea łączy kapitał ludzki.

W 2025 roku różnice te stają się jeszcze bardziej istotne w kontekście budowania marki osobistej i trwałych dziedzictw społecznych. Fundacja pozwala założycielowi na zachowanie kontroli nad kierunkiem działań, co jest niemożliwe w stowarzyszeniu, gdzie najwyższą władzą jest zawsze walne zebranie członków.

Mechanika rejestracji i koszty początkowe w 2025 roku

Proces powoływania NGO przeszedł w 2025 roku znaczącą ewolucję w kierunku cyfryzacji, choć niektóre wymogi tradycyjne pozostały niezmienne. Kluczowym narzędziem dla nowych organizacji jest Portal Rejestrów Sądowych, umożliwiający składanie wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) on-line.   

Zakładanie fundacji: Akt notarialny i fundusz założycielski

Ustanowienie fundacji wymaga zachowania formy aktu notarialnego dla oświadczenia fundatora o powołaniu organizacji (chyba że ustanowienie następuje w testamencie). W akcie tym fundator określa cel fundacji oraz składniki majątkowe przeznaczone na jego realizację. Choć ustawa nie precyzuje kwoty minimalnej funduszu założycielskiego dla działalności statutowej, praktyka orzecznicza i rynkowa wskazuje, że kwota ta powinna być realna – zazwyczaj przyjmuje się minimum 1000-2000 zł. Jeśli fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą, fundusz założycielski przeznaczony na tę działalność musi wynosić co najmniej 1000 zł – dodatkowo do kwoty powyższej.   

Kolejnym krokiem jest opracowanie statutu, który jest dokumentem kluczowym, określającym strukturę władz i sposób ich powoływania. 

Zakładanie stowarzyszenia: Zebranie założycielskie

Stowarzyszenie rejestrowe wymaga udziału co najmniej 7 osób fizycznych posiadających pełną zdolność do czynności prawnych. Proces rozpoczyna się od zebrania założycielskiego, na którym uchwala się statut oraz wybiera komitet założycielski lub władze (zarząd i komisję rewizyjną). Stowarzyszenie nie wymaga aktu notarialnego ani wniesienia kapitału początkowego, co czyni je formą bardziej dostępną dla osób bez zaplecza finansowego.

Warto podkreślić, że czas oczekiwania na wpis do KRS w 2025 roku wynosi teoretycznie 7 dni, jednak w praktyce, ze względu na obłożenie sądów i konieczność weryfikacji statutów, proces ten może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Nasi Klienci w zależności od właściwego terytorialnie wydziału KRS są „obsłużeni” przez referendarzy w rozpiętości od kilku dni do miesiąca (uśredniając). Błędy formalne, takie jak brak podpisu lub niepoprawna opłata, skutkują zwróceniem wniosku, co wydłuża procedurę.

Struktury władzy i procesy decyzyjne

Różnica w sposobie zarządzania jest jednym z najczęstszych powodów wyboru fundacji zamiast stowarzyszenia. W 2025 roku, w dobie potrzeby szybkiego reagowania na zmiany rynkowe, model fundacyjny zyskuje na popularności ze względu na swoją efektywność operacyjną.

Model autokratyczny i hierarchiczny w fundacji

W fundacji jedynym obligatoryjnym organem jest zarząd, który kieruje działalnością organizacji i reprezentuje ją na zewnątrz. Fundator ma ogromny wpływ na kształtowanie statutu, co pozwala mu na stworzenie struktury, w której zachowuje on trwały wpływ na organizację (np. poprzez dożywotnie członkostwo w zarządzie lub prawo powoływania władz) lub pozostawia resztę decyzji przyszłemu zarządowi, czy też radzie. Organ nadzoru wewnętrznego (np. rada fundacji) jest fakultatywny, chyba że fundacja ubiega się o status organizacji pożytku publicznego (OPP) – wówczas staje się on obowiązkowy. Brak członków oznacza, że zarząd nie podlega corocznej weryfikacji przez szerokie gremium, co sprzyja stabilności, ale może ograniczać świeżość spojrzenia i dopływ nowych idei.

Model demokratyczny w stowarzyszeniu

Stowarzyszenie opiera się na zasadzie równości członków. Najwyższą władzą jest walne zebranie, w którym każdy członek dysponuje jednym głosem. Zarząd jest organem wykonawczym wybieranym przez członków i przed nimi odpowiedzialnym. Obligatoryjnie musi istnieć również organ kontroli wewnętrznej – komisja rewizyjna. Taka struktura zapewnia transparentność i włączenie społeczności w procesy decyzyjne, jednak może prowadzić do paraliżu decyzyjnego w przypadku konfliktów wewnętrznych lub trudności w zebraniu kworum.

Działalność ekonomiczna i finansowanie

Zdolność do generowania przychodów jest kluczowa dla trwałości NGO. W 2025 roku granice między działalnością statutową a gospodarczą są ściśle monitorowane przez organy nadzorcze i skarbowe.

Trójstopniowy model przychodów

Obie formy prawne mogą finansować się z:

1. Działalności nieodpłatnej: Darowizny, spadki, dotacje, 1,5% podatku (dla OPP).   
2. Działalności odpłatnej pożytku publicznego: Sprzedaż towarów lub usług w sferze zadań publicznych, gdzie przychód jest przeznaczany wyłącznie na koszty tej działalności.  
3. Działalności gospodarczej: Klasyczna sprzedaż towarów i usług z marżą, gdzie zysk musi być w całości reinwestowany w cele statutowe. 

Limity i rygory działalności odpłatnej w 2025 roku

Działalność odpłatna jest popularna, ponieważ nie wymaga rejestracji w rejestrze przedsiębiorców KRS. Jednak w 2025 roku rygorystycznie przestrzegane są dwa limity:   

• Limit zysku: Przychód z działalności odpłatnej nie może przekraczać kosztów. Jeśli organizacja systematycznie wykazuje zysk, działalność ta z mocy prawa staje się działalnością gospodarczą.   
• Limit wynagrodzeń: Przeciętne miesięczne wynagrodzenie osoby zatrudnionej przy działalności odpłatnej nie może przekroczyć 3-krotności przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw.   

W 2025 roku przeciętne miesięczne wynagrodzenie bazowe przyjęte do wyliczeń wynosi 8934,98 zł, co oznacza, że limit wynagrodzenia w działalności odpłatnej na rok 2026 wynosi 26 804,94 zł. Przekroczenie tego progu przez choćby jednego pracownika wymusza przerejestrowanie działalności na gospodarczą, co wiąże się z dodatkowymi kosztami sądowymi (ok. 600 zł) oraz obowiązkami sprawozdawczymi.

Nadzór administracyjny i sprawozdawczość

Prowadzenie organizacji pozarządowej w 2025 roku wiąże się z koniecznością rygorystycznego raportowania do organów państwowych. Brak dopełnienia tych obowiązków może prowadzić do nałożenia grzywien lub wykreślenia organizacji z rejestru.

Sprawozdawczość fundacji: Rola ministrów

Każda fundacja podlega nadzorowi właściwego ministra (np. Ministra Sprawiedliwości, Ministra Nauki, Ministra Kultury) ze względu na swoje cele statutowe oraz staroście. Fundacja ma bezwzględny obowiązek składania corocznego sprawozdania merytorycznego ze swojej działalności do właściwego ministra do końca roku kalendarzowego za rok ubiegły. Od 2023 r. obowiązuje jednolity wzór sprawozdania elektronicznego, co ułatwia analizę danych przez organy państwowe. Fundacje będące OPP są zwolnione z wysyłania sprawozdania do ministra, o ile zamieszczą je w publicznej bazie sprawozdań prowadzonej przez Narodowy Instytut Wolności.

Nadzór nad stowarzyszeniami: Starosta jako organ kontrolny

Nadzór nad stowarzyszeniami sprawuje starosta właściwy ze względu na siedzibę. Stowarzyszenia rejestrowe nie mają ustawowego obowiązku corocznego składania sprawozdań merytorycznych do starosty, chyba że organ ten wystąpi z konkretnym żądaniem w ramach kontroli. Jest to znaczące ułatwienie administracyjne w porównaniu do fundacji. Jednak oba podmioty muszą składać roczne sprawozdania finansowe do Szefa KAS oraz deklaracje CIT-8 do urzędu skarbowego. 

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)

Zarówno fundacje, jak i stowarzyszenia mają obowiązek zgłoszenia informacji o swoich beneficjentach rzeczywistych (osobach sprawujących faktyczną kontrolę, zazwyczaj członkach zarządu) do CRBR w terminie 14 dni od wpisu do KRS. W 2025 roku niedopełnienie tego obowiązku jest surowo karane i uniemożliwia np. otwarcie konta bankowego czy ubieganie się o środki publiczne. 

(R)ewolucja cyfrowa 2025: E-doręczenia

Rok 2025 przyniósł przełom w komunikacji NGO z administracją publiczną. Wprowadzenie systemu e-doręczeń (elektronicznego odpowiednika listu poleconego) stało się nowym standardem.

• Dla organizacji z działalnością gospodarczą: Posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) jest obowiązkowe. Organizacje wpisane do rejestru przedsiębiorców przed 1 stycznia 2025 r. mają czas na założenie skrzynki do 1 kwietnia 2025 r.
• Dla organizacji bez działalności gospodarczej: Korzystanie z e-doręczeń jest dobrowolne, ale zalecane ze względu na wygodę i szybkość komunikacji z urzędami.   

E-doręczenia zapewniają dowód wysłania i odebrania korespondencji o tej samej mocy prawnej co tradycyjne listy polecone, eliminując ryzyko zagubienia papierowych awizo. Organizacje, które nie założą skrzynki w terminie, a są do tego zobowiązane, muszą liczyć się z tym, że korespondencja urzędowa będzie uznawana za doręczoną (tzw. fikcja doręczenia), co może prowadzić do przegapienia kluczowych terminów w postępowaniach administracyjnych lub sądowych.   

Stowarzyszenie zwykłe: „NGO light” dla małych grup

Dla inicjatyw lokalnych, które nie potrzebują pełnej osobowości prawnej, Prawo o stowarzyszeniach przewiduje uproszczoną formę – stowarzyszenie zwykłe.

W 2025 roku stowarzyszenie zwykłe pozostaje najprostszą formą samoorganizacji:

• Wymaga tylko 3 osób fizycznych.   
• Rejestracja odbywa się w ewidencji u starosty (bez opłat sądowych).   
• Zamiast statutu posiada regulamin działalności.   
• Posiada tzw. „ułomną osobowość prawną” – może zaciągać zobowiązania, nabywać prawa i występować przed sądem pod własną nazwą.   

Jednak ograniczenia stowarzyszenia zwykłego są znaczące: nie może ono prowadzić działalności gospodarczej, działalności odpłatnej pożytku publicznego, nie może posiadać statusu OPP ani ubiegać się o 1,5% podatku. Jest to forma idealna dla kół zainteresowań czy małych klubów sportowych, które utrzymują się głównie ze składek członkowskich. Od 2017 roku możliwe jest przekształcenie stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe, o ile organizacja liczy co najmniej 7 członków i spełni wymogi formalne.   

Przykłady zastosowania: Kiedy fundacja, a kiedy stowarzyszenie?

Wybór zależy od wizji, misji oraz planowanej dynamiki rozwoju organizacji. Poniżej przedstawiono analizę scenariuszy, które w 2025 roku determinują wybór konkretnej formy prawnej.

Kiedy lepiej otworzyć fundację?

1. Fundatorzy z kapitałem i wizją: Jeśli osoba prywatna lub firma chce przeznaczyć własny majątek na konkretny cel (np. walkę z rzadką chorobą lub ochronę konkretnego ekosystemu) i chce mieć pewność, że cele te nie zostaną zmienione przez osoby trzecie, fundacja jest jedynym wyborem.   
2. Działania ogólnopolskie i specjalistyczne: Fundacje statystycznie lepiej odnajdują się w dużych miastach, prowadząc specjalistyczne usługi (np. hospicja, instytuty badawcze, szkoły). Skupienie władzy w rękach zarządu pozwala na profesjonalne zarządzanie personelem (średnio wyższe wskaźniki zatrudnienia na umowę o pracę).   
3. Budowanie marki filantropa: Fundacja może nosić nazwisko fundatora, co ułatwia budowanie osobistego brandu eksperta lub darczyńcy.   
4. Inwestycje długoterminowe: Fundacja jest bardziej stabilna w obliczu zmian personalnych, ponieważ jej istnienie opiera się na trwałym majątku, a nie na aktualnym zaangażowaniu grupy ludzi.   

Przykłady: Fundacja Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy (WOŚP), Polska Akcja Humanitarna (PAH), Fundacja Alivia, Fundacja Siepomaga.   

Kiedy lepiej otworzyć stowarzyszenie?

1. Inicjatywy oddolne i społecznościowe: Jeśli grupa osób chce wspólnie działać na rzecz swojej okolicy, hobby czy zawodu (np. kluby seniora, stowarzyszenia zawodowe), stowarzyszenie odzwierciedla ich demokratyczne aspiracje.   
2. Działalność partycypacyjna: Gdy sukces projektu zależy od liczby zaangażowanych osób (wolontariuszy, członków wspierających), a nie od początkowego kapitału. Stowarzyszenie może pobierać składki, co jest stabilnym źródłem finansowania niezależnym od grantów.   
3. Rzecznictwo i reprezentacja: Stowarzyszenie reprezentujące interesy konkretnej grupy (np. stowarzyszenie pacjentów, mieszkańców osiedla) posiada większą legitymację społeczną, mogąc powołać się na liczbę swoich członków.   
4. Brak kapitału na start: Stowarzyszenie rejestrowe nie wymaga wkładu finansowego, co pozwala na rozpoczęcie działalności „od zera”.   

Przykłady: Polski Czerwony Krzyż (stowarzyszenie krajowe), Stowarzyszenie Interwencji Prawnej, lokalne kluby sportowe, Stowarzyszenie Miłośników Ziemi Lubelskiej.   

Zmiana formy prawnej: Czy jest możliwa?

W polskim prawie nie istnieje procedura bezpośredniego „przekształcenia” fundacji w stowarzyszenie ani odwrotnie. Są to dwa odrębne byty prawne o różnej naturze. Jeśli organizacja dojrzeje do zmiany formy, jedyną drogą jest założenie nowej jednostki, stopniowe przeniesienie do niej majątku i działalności, a następnie likwidacja starej organizacji. Jedynym dopuszczalnym ustawowo przekształceniem wewnątrz sektora jest przejście ze stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe.   

Ryzyka likwidacji i trwałość organizacji

Zrozumienie mechanizmów zakończenia bytu prawnego jest równie ważne jak proces rejestracji.

• Fundacja: Likwidacja następuje zazwyczaj w przypadku wyczerpania środków finansowych i majątku fundacji lub po osiągnięciu celu wskazanego w statucie. Decyzję o likwidacji podejmuje zarząd lub właściwy organ wskazany w statucie, a w przypadku braku funduszy – sąd rejestrowy.   
• Stowarzyszenie: Głównym ryzykiem jest spadek liczby członków poniżej progu ustawowego (7 osób dla rejestrowego, 3 dla zwykłego). Decyzję o rozwiązaniu podejmuje walne zebranie członków kwalifikowaną większością głosów.   

W obu przypadkach majątek pozostały po likwidacji musi zostać przeznaczony na cele określone w statucie, zazwyczaj na rzecz innych organizacji o podobnym profilu działania. Nie może on zostać rozdzielony między fundatorów czy członków.   

Więc co wybrać?

Wybór między fundacją a stowarzyszeniem w 2025 roku powinien być podyktowany przede wszystkim planowanym modelem zarządzania oraz dostępem do zasobów. Fundacja oferuje szybkość, kontrolę i prestiż, ale wiąże się z większymi rygorami sprawozdawczymi wobec ministerstw i wymogiem posiadania majątku. Stowarzyszenie daje elastyczność, demokratyczną legitymację i brak barier finansowych na start, ale wymaga ciągłego dbania o bazę członkowską i akceptacji procesów grupowych w podejmowaniu decyzji.

Dla profesjonalistów w 2025 roku kluczowe staje się również uwzględnienie nowych obowiązków cyfrowych, takich jak e-doręczenia, które zrównują NGO z podmiotami komercyjnymi w zakresie rygorów komunikacyjnych. Niezależnie od wybranej formy, sukces organizacji zależy od precyzyjnego sformułowania statutu, który musi być fundamentem prawnym zdolnym do adaptacji w zmieniającym się otoczeniu prawnym i społecznym.

Nadal nie wiesz czy fundacja, a może stowarzyszenie będzie lepsze?

Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną wideo rozmowę na temat Twoich potrzeb. Zakładamy zarówno stowarzyszenia, jak i fundacje i wraz z Klientem przechodzimy przez pełen proces rejestracji w KRS.