Założyłeś fundację — i co teraz, gdy coś się zmienia? Sukces! Rejestracja fundacji w KRS przebiegła pomyślnie. Ale organizacja pozarządowa to żywy organizm. Ludzie odchodzą, wynajmujesz nowe biuro, a pierwotne cele zaczynają się rozszerzać. Każda tego typu roszada wymaga aktualizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeśli o tym zapomnisz, możesz sparaliżować działanie organizacji (np. bank zablokuje konto, gdy dane prezesa nie będą się zgadzać). Jak bezboleśnie przejść przez procedury w systemie PRS?

Zmiana zarządu — uchwała, formularz, termin 7 dni

Rezygnacja członka zarządu lub powołanie nowego to najczęstsza zmiana. Kluczowy jest organ uprawniony do takich zmian (np. Rada Fundacji lub Fundator – sprawdź to w statucie!).

1. Dokumenty: Potrzebujesz protokołu z posiedzenia, uchwały o odwołaniu/powołaniu, pisemnej zgody nowej osoby na pełnienie funkcji oraz jej adresu do doręczeń.
2. Procedura: Zmianę zgłaszasz elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS), wypełniając cyfrowy wniosek oparty na starym wzorze KRS-Z21. Dodajesz formularz KRS-ZK (dane osób wchodzących w skład organów).
3. Termin: Ustawa narzuca rygorystyczny termin: zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni od powzięcia uchwały!

Zmiana statutu — procedura, większość głosów, co może zmienić zarząd samodzielnie

Zmiana statutu to poważniejsza sprawa. Wymaga najpierw sprawdzenia, jak statut przewiduje własną zmianę (np. „Statut może zmienić Fundator na wniosek Zarządu”).

• Zgłoszenie do sądu odbywa się znowu za pomocą wniosku opartego o druk KRS-Z21 w systemie PRS.
• Trzeba dołączyć protokół z posiedzenia na którym podjęto uchwałę, samą uchwałę oraz tekst jednolity statutu ujednolicony po poprawkach (z podpisami aktualnego zarządu).
• Co zarząd może zmienić sam? Zwykle nic, o ile statut mu tego wprost nie deleguje. Pamiętaj jednak, że zmiana wchodzi w życie dopiero z chwilą wpisu przez sąd do rejestru (konstytutywność), a nie w momencie podjęcia uchwały!

Zmiana adresu — najszybsza zmiana, ale też najczęściej zapomniana

Przenosicie biuro na drugą stronę ulicy? Zmiana adresu (jeśli miejscowość pozostaje ta sama) nie wymaga najczęściej zmiany statutu (który wskazuje tylko siedzibę, czyli miasto, np. „siedzibą jest m.st. Warszawa”). Wymaga to podjęcia krótkiej uchwały zarządu o zmianie adresu i złożenia wniosku przez PRS (wniosek o zmianę w rejestrze + formularz KRS-Z21). Trzeba to zrobić szybko, bo na stary adres przychodzi poczta z sądu czy urzędu skarbowego. Pamiętaj o jednoczesnej aktualizacji formularza NIP-8 do Urzędu Skarbowego!

Zmiana celów statutowych — kiedy to konieczne i jakie skutki podatkowe

Gdy misja fundacji ewoluuje, musisz poszerzyć cele. Ostrzegamy: cele statutowe mają decydujący wpływ na zwolnienie fundacji z podatku dochodowego (CIT). Art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT mówi, że wolne od podatku są dochody m.in. na cele naukowe, oświatowe, ochrony zdrowia, dobroczynności. Jeśli dopiszesz do statutu cel, którego nie ma w tym katalogu, wydatkowanie środków na ten cel będzie rodziło konieczność zapłaty 19% lub 9% podatku! Zmianę celów należy zawsze konsultować z księgowym.